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Secretary’s Certificate(セクレタリーズ サーティフィケイト)とは、一体なに?会社秘書役(Company Secretary、カンパニーセクレタリー)って誰?どうゆう時に使うのかを詳細解説!

   

Secretary’s Certificate(セクレタリーズ サーティフィケイト)、もしくはSecretary Certificate(セクレタリー サーティフィケイト)とも言う場合があります。

フィリピンで働くことになった場合、しょっちゅう職場で出てくる用語の1つです。

日本で働いていた人がフィリピンに来ると、とまどうのがSecretary’s Certificate(セクレタリーズ サーティフィケイト)の存在です。

日本には「会社秘書役(Company Secretary、カンパニーセクレタリー)」という制度がありませんので馴染みにくいと思いますが、フィリピンや香港等の過去、米英統治だった国にある会社には取締役と同様に会社の機関として会社秘書役の任命が義務付けられており法定の登記事項の一つにもなっています。

Secretary’s Certificate(セクレタリーズ サーティフィケイト)とは、そのCompany Secretary(会社秘書役)の承認という意味となります。

会社秘書役 Company Secretary(カンパニーセクレタリー)の業務内容

会社秘書役の役割は会社ごとに異なりますが、会社経営や業務に携わるのではなく、一般的には会社の事務に関する業務を担当する機関です。

法律上の役割としては、取締役の利害関係情報に関する宣誓書の作成、取締役または株主による登録証の閲覧への対応、会社報告書の提出などが主になりますが、会社で携帯電話を買う時でさえ、要求される場合もあります。

例えばマレーシアの場合は、以前は英国統治されており、英国法体系であることから、取引に関する契約書について、権限のある者により署名がなされることの他、その署名の証人となる者を要求されることも多く、その証人を会社秘書役が務めることが多いです。

日本でいえば、総務部で担当する業務が会社秘書役の業務に当たると言えるかもしれません。

なお、契約書の署名時に会社印が要求されることもあるが、通常、会社印は会社秘書役により保管さ
れていることから、会社秘書役が契約書にその会社印を押印することとなります。

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